• Čia, “Hili Estates”, mes tikime, kad vaizdo stebėjimo ir kitos stebėjimo sistemos turi atlikti teisėtą vaidmenį padedant išlaikyti saugią ir patikimą aplinką visiems mūsų darbuotojams ir lankytojams. Tačiau pripažįstame, kad tai gali kelti susirūpinimą dėl poveikio asmenims ir jų privatumui. Šia politika siekiama spręsti tokius susirūpinimą keliančius klausimus. Stebėjimo sistemų užfiksuoti vaizdai yra asmens duomenys, kurie turi būti tvarkomi pagal duomenų apsaugos įstatymus. Esame įsipareigoję laikytis savo teisinių įsipareigojimų ir užtikrinti, kad būtų pripažįstamos ir gerbiamos įstatyminės darbuotojų teisės, susijusios su jų asmens duomenimis.

• Ši politika skirta padėti darbuotojams laikytis savo teisinių įsipareigojimų dirbant su asmens duomenimis. Tam tikromis aplinkybėmis netinkamas vaizdo stebėjimo ar kitų stebėjimo sistemų generuojamos informacijos naudojimas galėtų būti laikomas nusikalstama veika.

• “Hili Estates” (valdytojas) šiuo metu naudojame vaizdo stebėjimo kameras, kad peržiūrėtume ir įrašytume asmenis mūsų patalpose ir aplink jas. Šioje politikoje nurodoma, kodėl naudojame vaizdo stebėjimo kameras, kaip naudosime vaizdo stebėjimo kameras ir kaip tvarkysime vaizdo stebėjimo kamerų įrašytus duomenis, kad užtikrintume, jog laikomės duomenų apsaugos įstatymų ir geriausios praktikos. Šioje politikoje taip pat paaiškinama, kaip pateikti subjekto prašymą susipažinti su asmens duomenimis, sukurtais naudojant vaizdo stebėjimo sistemą.

• Pripažįstame, kad mūsų turimai informacijai apie asmenis taikomi duomenų apsaugos teisės aktai. Vaizdo stebėjimo kameromis darbo vietoje užfiksuotos asmenų nuotraukos yra asmens duomenys, todėl joms taikomi teisės aktai. Esame įsipareigoję laikytis visų savo teisinių įsipareigojimų ir siekiame laikytis informacijos ir duomenų apsaugos komisaro (IDPC), kaip duomenų apsaugos priežiūros institucijos Maltoje, geriausios praktikos pasiūlymų.

• Ši politika taikoma visiems darbuotojams, direktoriams, pareigūnams, konsultantams, rangovams, laisvai samdomiems darbuotojams, savanoriams, dalyviams, praktikantams, atsitiktiniams darbuotojams, nulio valandų darbuotojams ir agentūrų darbuotojams, taip pat lankantiems visuomenės narius.

• Ši politika bus reguliariai peržiūrima siekiant užtikrinti, kad ji atitiktų teisinius reikalavimus, atitinkamas IDPC paskelbtas gaires ir pramonės standartus.

• Kasdienė valdymo atsakomybė nuspręsti, kokia informacija įrašoma, kaip ji bus naudojama ir kam ji gali būti atskleista, buvo perduota valdančiajam direktoriui. Už kasdienę vaizdo stebėjimo kamerų veiklą ir įrašytų duomenų saugojimą atsako Jamesas Sciberrasas iš “APCO Limited”.

• Atsakomybė už šios politikos atnaujinimą perduota duomenų apsaugos atstovui.

• Šiuo metu savo svetainėse naudojame vaizdo stebėjimo sistemą, kaip nurodyta toliau. Manome, kad toks naudojimas yra būtinas teisėtais verslo tikslais, įskaitant:

1. užkirsti kelią nusikaltimams ir apsaugoti pastatus bei turtą nuo žalos, sutrikdymo, vandalizmo ir kitų nusikaltimų;
2. dėl personalo, lankytojų ir kitų visuomenės narių asmeninio saugumo ir siekiant atgrasyti nuo nusikaltimų;
3. remti teisėsaugos institucijas nusikaltimų prevencijos, atskleidimo ir baudžiamojo persekiojimo už juos srityje;
4. padėti veiksmingai spręsti ginčus, kylančius drausminių ar skundų nagrinėjimo procedūrų metu; ir
5. padėti gintis bet kurioje civilinėje byloje, įskaitant darbo ginčų teismo procesą.

Šis sąrašas nėra baigtinis ir kiti tikslai gali būti arba tapti svarbūs.

• Vaizdo stebėjimo sistema stebi dalį pastato vidaus ir išorės. Vaizdo stebėjimo sistema taip pat stebima šiose srityse:

• Garažo įėjimas ir garažo bei sandėlio vidus
• Avarinio išėjimo laiptinės
• Išorinis pastato perimetras
• Vidiniai liftai ir liftų vestibiulio zonos

Pirmiau minėtos sritys stebimos naudojant judesio aptikimo funkciją, o duomenys nėra nuolat registruojami.

• Kamerų vietos parenkamos taip, kad būtų kuo mažiau žiūrima į erdves, kurios neatitinka teisėto stebėjimo tikslo. Kiek praktiškai įmanoma, vaizdo stebėjimo kameros nefokusuos į vidinius biurus ar kitas vietas, kuriose pagrįstai tikimasi privatumo.

• Stebėjimo sistemos nebus naudojamos garsui įrašyti.

• Vaizdus stebi tik įgalioti darbuotojai.

• Priežiūros sistemas naudojantys darbuotojai bus tinkamai apmokyti, siekiant užtikrinti, kad jie suprastų ir laikytųsi teisinių reikalavimų, susijusių su atitinkamų duomenų tvarkymu.

• Ten, kur yra įrengtos vaizdo stebėjimo kameros, užtikrinsime, kad prie įėjimo į stebėjimo zoną būtų rodomi ženklai, įspėjantys asmenis, kad jų atvaizdas gali būti įrašytas. Tokiuose ženkluose bus pateikta išsami informacija apie sistemą naudojančią organizaciją, naudojimosi priežiūros sistema tikslą ir į ką kreiptis dėl papildomos informacijos.

• Tiesioginiai vaizdo stebėjimo kamerų kanalai bus stebimi tik tada, kai tai pagrįstai būtina, pavyzdžiui, siekiant apsaugoti sveikatą ir užtikrinti saugą.

• Užtikrinsime, kad tiesioginius kamerų kanalus ir įrašytus vaizdus peržiūrėtų tik patvirtinti darbuotojai, kurių pareigos reikalauja, kad jie turėtų prieigą prie tokių duomenų. Įrašyti vaizdai bus peržiūrimi tik tam skirtuose, saugiuose biuruose.

• Siekdami užtikrinti, kad būtų apsaugotos vaizdo stebėjimo sistema užfiksuotų asmenų teisės, užtikrinsime, kad iš vaizdo stebėjimo kamerų surinkti duomenys būtų saugomi taip, kad būtų išlaikytas jų vientisumas ir saugumas. Tai gali apimti duomenų šifravimą, jei tai įmanoma.

• Atsižvelgiant į didelį stebėjimo sistemų generuojamų duomenų kiekį, vaizdo medžiagą galime saugoti naudodami debesų kompiuterijos sistemą. Imsimės visų pagrįstų veiksmų, kad užtikrintume, jog bet kuris debesies paslaugų teikėjas išlaikytų mūsų informacijos saugumą pagal pramonės standartus.

• Mes pasamdėme “APCO Limited” (C 8724) kaip duomenų tvarkytoją, kad jis apdorotų vaizdo stebėjimo duomenis mūsų vardu, taip pat aptarnautų ir prižiūrėtų mūsų vaizdo stebėjimo kameras. Užtikrinsime, kad būtų taikomos pagrįstos sutartinės apsaugos priemonės, siekiant apsaugoti duomenų saugumą ir vientisumą.

• Vaizdo stebėjimo sistemos įrašyti duomenys bus saugomi skaitmeniniu būdu. Vaizdo stebėjimo kamerų duomenys nebus saugomi neribotą laiką, bet bus visam laikui ištrinti, kai nebus pagrindo saugoti įrašytos informacijos. Paprastai įrašyti vaizdai bus saugomi ne ilgiau kaip septynias (7) dienas. Mes tvarkysime išsamų žurnalą, kada duomenys ištrinami.

• Pasibaigus jų naudingo tarnavimo laikui, visi bet kokiu formatu saugomi vaizdai bus ištrinti visam laikui ir saugiai. Bet kokios fizinės medžiagos, pvz., juostos ar diskai, bus šalinamos kaip konfidencialios atliekos. Visos nejudančios nuotraukos ir spausdintinės kopijos bus šalinamos kaip konfidencialios atliekos.

• Prieš pristatydami bet kokią naują stebėjimo sistemą, įskaitant naujos vaizdo stebėjimo kameros pastatymą bet kurioje darbo vietoje, atidžiai apsvarstysime, ar jos tinkamos, atlikdami poveikio privatumui vertinimą (PIA).

• Jokios stebėjimo kameros nebus statomos tose vietose, kuriose tikimasi privatumo, nebent labai išskirtinėmis aplinkybėmis nuspręstume, kad tai būtina sprendžiant labai rimtas problemas.

• Užtikrinsime, kad nuolatinis esamų vaizdo stebėjimo kamerų naudojimas mūsų patalpose būtų periodiškai peržiūrimas, siekiant užtikrinti, kad jų naudojimas išliktų būtinas ir tinkamas, ir kad bet kokia stebėjimo sistema ir toliau tenkintų poreikius, kurie pateisino jos įdiegimą.

• Mes galime dalytis duomenimis su kitomis grupės įmonėmis ir kitomis susijusiomis įmonėmis ar organizacijomis, pavyzdžiui, bendrų paslaugų partneriais, kai manome, kad tai pagrįstai būtina bet kuriam iš teisėtų tikslų, nurodytų 5.1 punkte.

• Jokie vaizdai iš mūsų vaizdo stebėjimo kamerų nebus atskleisti jokiai trečiajai šaliai, išskyrus teisėsaugą, be aiškaus generalinio direktoriaus leidimo. Vykdomasis direktorius palaiko ryšius su DPR, AUKŠTOSIOS VĮV DAP ir teisininkų grupe.

• Kitomis tinkamomis aplinkybėmis galime leisti teisėsaugos institucijoms peržiūrėti arba pašalinti vaizdo stebėjimo kamerų filmuotą medžiagą, kai to reikia norint nustatyti nusikaltimą ar patraukti už jį baudžiamojon atsakomybėn. Tokiais atvejais konsultuojamasi su aukštosios režies DAP ir DPR, o teisėsaugos institucijų prašymai perduodami tiesiogiai [email protected]. Kai tokie prašymai bus gauti ir patvirtinti, “Hili Ventures” biuro valdymo vadovas susisieks su teisėsaugos institucijomis “Hili Properties” vardu, kad pasidalytų filmuota medžiaga ir užtikrintų, kad būtų gautas rašytinis patvirtinimas apie filmuotos medžiagos gavimą.

• Mes saugosime visų atskleistų vaizdo stebėjimo kamerų filmuotos medžiagos įrašus.

• Jokie vaizdai iš CCTV niekada nebus skelbiami internete ar atskleidžiami žiniasklaidai.

• Duomenų subjektai gali pateikti prašymą atskleisti jų asmens duomenis, įskaitant vaizdo stebėjimo vaizdus (duomenų subjekto prieigos prašymas). Duomenų subjekto prašymui susipažinti su duomenimis retkarčiais taikomos teisės aktuose nustatytos sąlygos ir jis turėtų būti pateikiamas raštu.

• Be duomenų subjektų teisės susipažinti su filmuota medžiaga, duomenų subjektai taip pat gali pateikti prašymą ištrinti jų asmens duomenis arba nesutikti, kad jų asmens duomenys būtų tvarkomi.
• Kad galėtume rasti atitinkamą filmuotą medžiagą, bet kokiuose prašymuose pateikti įrašytų vaizdo stebėjimo vaizdų kopijas turi būti nurodyta įrašymo data ir laikas, vieta, kurioje filmuota medžiaga buvo užfiksuota, ir, jei reikia, asmenį identifikuojanti informacija.

• Mes pasiliekame teisę paslėpti trečiųjų šalių vaizdus, kai atskleidžiame vaizdo stebėjimo duomenis kaip objekto prieigos užklausos dalį, kai manome, kad tai būtina.

• Jei kuriam nors darbuotojui kyla klausimų dėl šios politikos arba kyla abejonių dėl to, kaip mes naudojame vaizdo stebėjimo sistemą, jis pirmiausia turėtų pasikalbėti su duomenų apsaugos atstovu ([email protected]). Duomenų subjektai taip pat turi teisę pateikti skundą šalies viduje perkeltam asmeniui, kaip Maltos duomenų apsaugos priežiūros institucijai, jei mano, kad tai būtina.

• DPR taip pat yra atsakingas už reguliarų kasmetinį politikos peržiūrą ir prireikus atnaujinimą.
• Šios politikos pažeidimas gali turėti rimtų teisinių ir reputacijos pasekmių Bendrovei. Todėl darbuotojams, kurie, kaip nustatyta, pažeidė šią politiką, gali būti taikomos drausminės priemonės.
• Iš visų darbuotojų tikimasi, kad jie nedelsdami praneš apie bet kokius jiems žinomus Politikos pažeidimus. Ataskaitos DPR pateikiamos raštu.

• Ši politika turėtų būti skaitoma kartu su bet kuria kita duomenų apsaugos politika ir IT politika, kurią Bendrovė retkarčiais gali nustatyti.
• Jei turite klausimų dėl šios politikos, susisiekite su įmonės DPR adresu [email protected].

Versija: 1

Shange aprašymas: Pradinis leidimas

Parašė: Yasmine Aquilina

Patvirtino: Hili dvarų

valdyba Išleidimo data: 2021-01-27