• Siin Hili Estatesis usume, et videovalvel ja muudel jälgimissüsteemidel on õiguspärane roll ohutu ja turvalise keskkonna säilitamisel kõigi meie töötajate ja külastajate jaoks. Tunnistame siiski, et see võib tekitada muret seoses mõjuga üksikisikutele ja nende eraelu puutumatusele. Selle poliitika eesmärk on selliste probleemide lahendamine. Jälgimissüsteemidega salvestatud pildid on isikuandmed, mida tuleb töödelda vastavalt andmekaitseseadustele. Oleme pühendunud oma juriidiliste kohustuste täitmisele ja selle tagamisele, et töötajate seaduslikke õigusi, mis on seotud nende isikuandmetega, tunnustatakse ja austatakse.

• Selle poliitika eesmärk on aidata töötajatel täita oma juriidilisi kohustusi isikuandmetega töötamisel. Teatavatel asjaoludel võib videovalve või muude seiresüsteemide loodud teabe väärkasutamine kujutada endast kuritegu.

• Hili Estatesis (kontroller) kasutame praegu videovalvekaameraid, et vaadata ja salvestada inimesi meie ruumides ja nende ümbruses. See poliitika kirjeldab, miks me kasutame videovalvet, kuidas me kasutame videovalvet ja kuidas me töötleme videovalvekaameratega salvestatud andmeid, et tagada andmekaitseseaduste ja parimate tavade järgimine. See poliitika selgitab ka seda, kuidas esitada subjektile juurdepääsutaotlus seoses CCTV loodud isikuandmetega.

• Me mõistame, et meie valduses oleva teabe suhtes üksikisikute kohta kehtivad andmekaitsealased õigusaktid. Videovalvekaameratega salvestatud üksikisikute kujutised töökohal on isikuandmed ja nende suhtes kohaldatakse seega õigusakte. Oleme pühendunud kõigi oma juriidiliste kohustuste täitmisele ja püüame järgida Malta andmekaitse järelevalveasutuse teabe- ja andmekaitsevoliniku (IDPC) soovitusi parimate tavade kohta.

• See poliitika hõlmab kõiki töötajaid, direktoreid, ametnikke, konsultante, töövõtjaid, vabakutselisi, vabatahtlikke, osalejaid, praktikante, juhutöötajaid, nulltunnitöötajaid ja renditöötajaid ning ka külastavaid inimesi.

• See poliitika vaadatakse regulaarselt läbi, et tagada selle vastavus juriidilistele nõuetele, IDPC avaldatud asjakohastele juhistele ja tööstusstandarditele.

• Tegevdirektorile on delegeeritud igapäevane juhtimisvastutus otsustada, millist teavet salvestatakse, kuidas seda kasutatakse ja kellele seda võib avaldada. Igapäevase operatiivvastutuse eest valvekaamerate ja salvestatud andmete salvestamise eest vastutab James Sciberras APCO Limitedis.

• Vastutus selle poliitika ajakohastamise eest on delegeeritud andmekaitse esindajale.

• Praegu kasutame oma saitide ümber CCTV-d, nagu allpool kirjeldatud. Usume, et selline kasutamine on vajalik seaduslikel ärilistel eesmärkidel, sealhulgas:

1. ennetada kuritegevust ning kaitsta hooneid ja vara kahjustuste, häirete, vandalismi ja muu kuritegevuse eest;
2. töötajate, külastajate ja teiste elanike turvalisuse tagamiseks ning kuritegude ärahoidmiseks;
3. toetada õiguskaitseasutusi kuritegude ennetamisel, avastamisel ja nende eest vastutusele võtmisel;
4. aidata tõhusalt lahendada distsiplinaar- või kaebuste menetlemise käigus tekkivaid vaidlusi; ja
5. abistada tsiviilvaidluste, sealhulgas töövaidluskomisjonide menetluste kaitsmisel.

See loetelu ei ole ammendav ja asjakohased võivad olla või muutuda asjakohaseks ka muud eesmärgid.

• CCTV jälgib hoone sise- ja välisilme osi. Jälgitakse ka järgmisi valdkondi:

• Garaaži sissepääs ning garaaži ja panipaiga sees
• Avariiväljapääsu trepikojad
• Hoone välispiir
• Liftide ja liftide fuajeede siseruumid

Eespool nimetatud alasid jälgitakse liikumistuvastuse abil ja andmeid ei salvestata pidevalt.

• Kaamerate asukohad valitakse nii, et nende ruumide vaatamine oleks minimaalne, mis ei ole jälgimise õiguspärase eesmärgi seisukohast asjakohased. Nii palju kui praktiliselt võimalik, ei keskendu videovalvekaamerad sisekontoritele ega muudele aladele, kus on mõistlik eeldada privaatsust.

• Heli salvestamiseks ei kasutata jälgimissüsteeme.

• Pilte jälgivad ainult volitatud töötajad.

• Järelevalvesüsteeme kasutavad töötajad saavad asjakohast koolitust tagamaks, et nad mõistavad ja järgivad asjakohaste andmete töötlemisega seotud õiguslikke nõudeid.

• Valvekaamerate paigutamisel tagame, et valvetsooni sissepääsu juures kuvatakse sildid, mis hoiatavad inimesi, et nende pilt võidakse salvestada. Sellised märgid sisaldavad üksikasju süsteemi käitava organisatsiooni kohta, järelevalvesüsteemi kasutamise eesmärki ja seda, kelle poole lisateabe saamiseks pöörduda.

• Videovalvekaamerate otseülekandeid jälgitakse ainult siis, kui see on mõistlikult vajalik, näiteks tervise ja ohutuse kaitsmiseks.

• Tagame, et kaamerate otseülekandeid ja salvestatud pilte vaatavad ainult volitatud töötajad, kelle roll nõuab neilt juurdepääsu sellistele andmetele. Salvestatud pilte vaadatakse ainult selleks ettenähtud turvalistes kontorites.

• Selleks et tagada videovalvesüsteemiga salvestatud üksikisikute õiguste kaitse, tagame, et videovalvekaameratest kogutud andmed salvestatakse viisil, mis säilitab nende terviklikkuse ja turvalisuse. See võib hõlmata andmete krüpteerimist, kui see on võimalik.

• Arvestades seiresüsteemide loodud andmete suurt hulka, võime salvestada videomaterjali pilvandmetöötlussüsteemi abil. Võtame kõik mõistlikud meetmed tagamaks, et iga pilveteenuse pakkuja säilitab meie teabe turvalisuse kooskõlas valdkonnastandarditega.

• Oleme kaasanud APCO Limited (C 8724) andmetöötlejana, et töödelda meie nimel CCTV andmeid ning hooldada ja hooldada meie CCTV kaameraid. Tagame, et andmete turvalisuse ja terviklikkuse kaitsmiseks on kehtestatud mõistlikud lepingulised kaitsemeetmed.

• Videovalvesüsteemiga salvestatud andmed salvestatakse digitaalselt. Videovalvekaamerate andmeid ei säilitata määramata ajaks, vaid need kustutatakse jäädavalt, kui salvestatud teabe säilitamiseks pole põhjust. Üldjuhul säilitatakse salvestatud pilte mitte kauem kui seitse (7) päeva. Peame põhjalikku logi selle kohta, millal andmed kustutatakse.

• Kasutusea lõppedes kustutatakse kõik mis tahes vormingus salvestatud pildid jäädavalt ja turvaliselt. Kõik füüsilised ained, nagu lindid või plaadid, kõrvaldatakse konfidentsiaalsete jäätmetena. Kõik fotosid ja paberkandjal väljatrükke kõrvaldatakse konfidentsiaalsete jäätmetena.

• Enne mis tahes uue jälgimissüsteemi kasutuselevõttu, sealhulgas uue videovalvekaamera paigutamist mis tahes töökoha asukohta, kaalume hoolikalt, kas need on asjakohased, viies läbi privaatsuse mõjuhinnangu (PIK).

• Valvekaameraid ei paigutata piirkondadesse, kus eeldatakse privaatsust, välja arvatud juhul, kui me peame väga erandlikel asjaoludel vajalikuks tegeleda väga tõsiste muredega.

• Tagame, et olemasolevate videovalvekaamerate pidev kasutamine meie ruumides vaadatakse perioodiliselt üle, et tagada nende jätkuv kasutamine vajalik ja asjakohane ning et mis tahes järelevalvesüsteem jätkab selle kasutuselevõttu õigustanud vajaduste rahuldamist.

• Võime jagada andmeid teiste kontserni ettevõtete ja teiste sidusettevõtete või organisatsioonidega, näiteks jagatud teenuste partneritega, kui leiame, et see on mõistlikult vajalik mis tahes ülaltoodud õigustatud eesmärgil, mis on sätestatud punktis 5.1.

• Meie videovalvekaamerate pilte ei avaldata ühelegi kolmandale osapoolele peale õiguskaitseasutuste, ilma tegevdirektori selgesõnalise loata. Tegevdirektor teeb koostööd andmekaitsevoliniku, hv andmekaitseametniku ja juriidilise meeskonnaga.

• Muudel asjakohastel juhtudel võime lubada õiguskaitseorganitel videovalve salvestisi vaadata või eemaldada, kui see on vajalik kuriteo avastamiseks või selle eest vastutusele võtmiseks. Sellistel juhtudel konsulteeritakse kõrgetasemelise andmekaitseametniku ja andmekaitseametnikuga ning õiguskaitseasutuste taotlused edastatakse otse [email protected]. Kui sellised taotlused on kätte saadud ja heaks kiidetud, teeb Hili Ventures Office Management Executive Hili Propertiesi nimel koostööd õiguskaitseorganitega, et jagada kaadreid ja tagada kirjaliku kinnituse saamine kaadrite kättesaamise kohta.

• Säilitame andmed kõigi videovalve salvestiste avalikustamiste kohta.

• Videovalve pilte ei postitata kunagi internetti ega avaldata meediale.

• Andmesubjektid võivad taotleda oma isikuandmete avaldamist ja see võib hõlmata videovalvepilte (andmesubjekti juurdepääsutaotlus). Andmesubjekti juurdepääsutaotluse suhtes kehtivad aeg-ajalt seadusest tulenevad tingimused ja see tuleks esitada kirjalikult.

• Lisaks andmesubjektide õigusele tutvuda filmimaterjaliga võivad andmesubjektid esitada ka kustutamistaotluse või esitada vastuväiteid oma isikuandmete töötlemisele.
• Selleks, et saaksime asjakohased kaadrid üles leida, peavad kõik salvestatud videovalve piltide koopiate taotlused sisaldama salvestuse kuupäeva ja kellaaega, kaadri jäädvustamise asukohta ja vajaduse korral isikut tuvastavat teavet.

• Jätame endale õiguse varjata kolmandate isikute pilte, kui avaldame videovalve andmeid osana subjekti juurdepääsutaotlusest, kui peame seda vajalikuks.

• Kui mõnel töötajal on selle poliitika kohta küsimusi või muresid seoses videovalve kasutamisega, peaks ta kõigepealt rääkima andmekaitse esindajaga ([email protected]). Andmesubjektidel on samuti õigus esitada kaebus riigisiseselt ümberasustatud isikule kui Malta andmekaitse järelevalveasutusele, kui nad peavad seda vajalikuks.

• DPR vastutab ka poliitika korrapärase läbivaatamise ja vajaduse korral iga-aastase ajakohastamise eest.
• Selle poliitika rikkumisel võivad olla ettevõttele tõsised õiguslikud ja mainega seotud tagajärjed. Sellest tulenevalt võib töötajaid, kes seda eeskirja rikuvad, potentsiaalselt distsiplinaarvastutusele võtta.
• Kõigilt töötajatelt eeldatakse, et nad teatavad viivitamatult kõigist eeskirjade rikkumistest, millest nad on teadlikud. DPR-ile esitatakse aruanne kirjalikult.

• Seda poliitikat tuleks lugeda koos kõigi muude andmekaitsepoliitikate ja IT-poliitikatega, mida ettevõte võib aeg-ajalt kehtestada.
• Kui teil on selle poliitika kohta küsimusi, võtke ühendust ettevõtte DPR-iga aadressil [email protected].

Versioon: 1

Shange’i kirjeldus: Esialgne väljaanne

Kirjutas: Yasmine Aquilina

Kinnitatud: Hili mõisate

nõukogu Käibele laskmise kuupäev: 27/01/2021